1. Voditelj obrade osobnih podataka

Voditelj obrade osobnih podataka je Top Clean, obrt, koji pruža usluge dubinskog i kemijskog čišćenja na području Dubrovnika i šire okolice.

2. Koje podatke možemo prikupljati

Ovisno o načinu na koji korisnik kontaktira Top Clean, možemo obrađivati različite kategorije podataka.

Putem kontakt obrasca

Kontakt obrazac na internetskoj stranici može sadržavati sljedeće podatke:

• ime
• prezime
• e-mail adresu
• broj mobilnog telefona
• sadržaj poruke koju korisnik dobrovoljno upiše u obrazac.

Putem AI asistenta

Korisnik može koristiti Top Clean AI bez registracije i bez obveznog unošenja imena, prezimena, e-mail adrese ili broja telefona.

U razgovoru se obrađuje tekst koji korisnik sam unese te relevantni dio prethodnog razgovora potreban za održavanje konteksta.

Putem drugih komunikacijskih kanala

Ako korisnik kontaktira Top Clean putem telefona, WhatsAppa, Vibera ili e-maila, mogu se obrađivati podaci koje korisnik dostavi tijekom takve komunikacije.

3. Svrhe obrade osobnih podataka

Osobni podaci obrađuju se samo u opsegu potrebnom za ostvarivanje konkretne svrhe.

• odgovaranje na upite korisnika;
• komunikaciju s potencijalnim i postojećim korisnicima;
• dogovaranje i organizaciju pružanja usluga;
• obradu zahtjeva poslanih putem kontakt obrasca;
• pružanje informacija putem Top Clean AI asistenta;
• zaštitu sigurnosti i funkcionalnosti internetske stranice;
• ispunjavanje zakonskih i drugih pravnih obveza kada je to potrebno.

4. Pravne osnove obrade

Ovisno o konkretnoj svrsi, obrada osobnih podataka može se temeljiti na jednoj ili više sljedećih pravnih osnova:

• poduzimanje radnji na zahtjev korisnika prije sklapanja ugovora ili izvršavanje ugovora;
• ispunjavanje zakonskih obveza;
• legitimni interes Top Cleana, kada je takva obrada potrebna i kada interesi i prava korisnika nemaju prednost;
• privola korisnika, kada je privola odgovarajuća pravna osnova i kada se ona posebno zatraži.

Sama Politika privatnosti nije privola niti predstavlja samostalnu pravnu osnovu za obradu osobnih podataka.

5. Kontakt obrazac

Kontakt obrazac služi za slanje upita Top Cleanu. Podaci koje korisnik unese koriste se prvenstveno za odgovor na njegov upit i eventualni nastavak komunikacije povezan s tim upitom.

Kontakt obrazac prikuplja ime, prezime, e-mail adresu, broj mobilnog telefona i sadržaj poruke.

Koristi se WPForms Lite. Prema načinu rada trenutno korištene verzije, poslani unosi nisu pohranjeni u WPForms bazi na WordPress stranici, već se obrađuju putem e-mail obavijesti.

Podaci iz komunikacije čuvaju se onoliko dugo koliko je razumno potrebno za obradu upita, nastavak poslovne komunikacije, ostvarivanje ili obranu pravnih zahtjeva te ispunjavanje zakonskih obveza.

6. Top Clean AI

Top Clean AI služi za davanje informacija o uslugama Top Cleana, okvirnim cijenama, načinu pružanja usluga i drugim informacijama povezanima s poslovanjem Top Cleana.

AI asistent nije namijenjen donošenju odluka koje proizvode pravne ili druge značajne učinke za korisnika. Ne koristi se za procjenu kreditne sposobnosti, zapošljavanje, zdravstvene odluke, profiliranje korisnika ili automatsko odbijanje korisnika.

Odgovori AI asistenta mogu sadržavati netočnosti ili biti nepotpuni. Za konačne informacije o usluzi, cijeni, terminu ili konkretnom slučaju korisnik se može obratiti izravno Top Cleanu.

7. Obrada putem OpenRoutera i AI modela

Za generiranje odgovora Top Clean AI koristi uslugu OpenRouter, koja djeluje kao posrednička infrastruktura između aplikacije Top Clean AI i pružatelja AI modela.

Korisnički upit, kao i relevantni dio prethodne komunikacije potreban za održavanje konteksta razgovora, šalju se putem OpenRoutera odabranom pružatelju AI modela radi obrade i generiranja odgovora.

OpenRouter može pojedini zahtjev usmjeriti različitim pružateljima AI modela. Za Top Clean AI uključene su postavke kojima se zahtjevi ograničavaju na pružatelje koji podržavaju Zero Data Retention (ZDR), odnosno na pružatelje koji ne zadržavaju sadržaj upita i odgovora nakon obrade.

Također je isključeno usmjeravanje prema besplatnim endpointima koji koriste korisničke upite i odgovore za treniranje svojih modela.

Ako zahtjev nije moguće usmjeriti prema pružatelju koji zadovoljava navedene uvjete privatnosti, zahtjev može biti odbijen umjesto da se pošalje pružatelju koji ne zadovoljava ta pravila.

Podaci koji se mogu obrađivati putem OpenRoutera

• tekst koji korisnik unese u AI asistenta;
• relevantne prethodne poruke iz istog razgovora koje se šalju radi održavanja konteksta;
• informacije iz baze znanja Top Clean AI potrebne za formuliranje odgovora;
• tehnički podaci potrebni za izvršavanje API zahtjeva.

Zero Data Retention

Za Top Clean AI aktivirana je postavka Zero Data Retention (ZDR), a usmjeravanje prema pružateljima koji koriste podatke za treniranje modela je ograničeno.

Kada se obrada izvršava putem ZDR endpointa, pružatelj AI modela ne bi trebao zadržavati sadržaj korisničkog upita i generiranog odgovora nakon završetka obrade.

ZDR ne znači da podaci ne napuštaju internetsku stranicu Top Cleana. Tijekom obrade korisnički se upit prenosi putem OpenRoutera do odabranog pružatelja AI modela.

ZDR se prvenstveno odnosi na zadržavanje sadržaja upita i odgovora kod pružatelja AI modela te ne isključuje nužno obradu određenih tehničkih metapodataka potrebnih za rad i evidenciju usluge.

8. Evidencija pitanja bez odgovora

Top Clean AI može tehnički evidentirati pitanja na koja sustav nema odgovarajuću informaciju kako bi Top Clean mogao poboljšati bazu znanja i kvalitetu odgovora.

U takvoj evidenciji može biti pohranjen tekst pitanja, broj ponavljanja pitanja i vrijeme posljednjeg pojavljivanja.

Ova se evidencija čuva najviše 12 mjeseci, nakon čega se podaci predviđeni za brisanje uklanjaju u skladu s tehničkim pravilima sustava.

9. WhatsApp i Viber

Korisnici mogu kontaktirati Top Clean putem WhatsAppa ili Vibera na broj 091 292 933.

Ako korisnik putem tih usluga pošalje fotografiju, poruku ili druge podatke, takva se komunikacija odvija putem odgovarajuće platforme treće strane te podliježe i njihovim vlastitim pravilima privatnosti i uvjetima korištenja.

Fotografije poslane putem WhatsAppa ili Vibera ne šalju se automatski Top Clean AI asistentu.

10. Google Business Profile

Top Clean može imati javno dostupan Google Business Profile radi predstavljanja poslovanja, lokacije, usluga, radnog vremena, fotografija i recenzija.

Google Business Profile nije isto što i Google Analytics i Top Clean na ovoj internetskoj stranici ne koristi Google Analytics za analizu ponašanja posjetitelja.

Interakcije korisnika s Googleovim uslugama podliježu pravilima privatnosti društva Google.

11. Kolačići i tehnologije praćenja

Internetska stranica Top Cleana ne koristi Google Analytics niti se koristi za izradu korisničkih profila u svrhu oglašavanja.

Tehnički potrebne tehnologije mogu se koristiti u mjeri potrebnoj za rad, sigurnost i pravilno prikazivanje internetske stranice.

Ako se u budućnosti uvedu kolačići ili druge tehnologije koje zahtijevaju privolu korisnika, njihove će se svrhe, vrste, trajanje i način upravljanja urediti odgovarajućom obavijesti i mehanizmom za upravljanje privolama.

12. Primatelji i pružatelji usluga

Ovisno o konkretnom načinu komunikacije i korištenim funkcijama, osobni podaci mogu biti dostupni pružateljima tehničkih i komunikacijskih usluga koji sudjeluju u radu internetske stranice ili pojedine funkcije.

To može uključivati pružatelja web hostinga, pružatelja e-mail usluge, pružatelje komunikacijskih platformi te OpenRouter i pružatelje AI modela koji sudjeluju u obradi zahtjeva Top Clean AI.

Podaci se ne prodaju trećim stranama i Top Clean ih ne koristi za prodaju korisničkih profila.

13. Međunarodni prijenosi podataka

Neki pružatelji tehničkih, komunikacijskih ili AI usluga koje Top Clean koristi mogu biti smješteni izvan Europskog gospodarskog prostora.

U slučaju prijenosa osobnih podataka u treće zemlje, primjenjuju se mehanizmi zaštite predviđeni primjenjivim propisima o zaštiti osobnih podataka, kada su za takav prijenos potrebni.

14. Sigurnost osobnih podataka

Top Clean primjenjuje odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere radi zaštite osobnih podataka od neovlaštenog pristupa, gubitka, uništenja, izmjene ili drugog oblika neovlaštene obrade.

Pristup osobnim podacima ograničen je na osobe i sustave kojima su ti podaci potrebni za izvršavanje konkretne svrhe.

15. Automatizirano donošenje odluka i profiliranje

Top Clean ne provodi automatizirano donošenje odluka koje bi proizvodilo pravne učinke ili na sličan način značajno utjecalo na korisnike.

Top Clean AI služi kao informativni komunikacijski alat i ne donosi odluke o prihvaćanju ili odbijanju korisnika, određivanju njegovih prava ili obveza niti izrađuje profil korisnika u svrhu donošenja takvih odluka.

16. Koliko dugo čuvamo osobne podatke

Osobni podaci čuvaju se samo onoliko dugo koliko je potrebno za ostvarivanje svrhe za koju su prikupljeni, osim ako postoji zakonska obveza ili drugi opravdani razlog za dulje čuvanje.

Rok čuvanja ovisi o vrsti podatka i svrsi obrade. Podaci iz poslovne i kontaktne komunikacije mogu se čuvati tijekom trajanja komunikacije i razdoblja potrebnog za zaštitu ili ostvarivanje pravnih zahtjeva te ispunjavanje zakonskih obveza.

Evidencija pitanja bez odgovora u Top Clean AI sustavu čuva se najviše 12 mjeseci.

17. Prava korisnika

Ovisno o okolnostima konkretne obrade, osoba na koju se osobni podaci odnose može ostvariti prava predviđena Općom uredbom o zaštiti podataka (GDPR).

Za ostvarivanje svojih prava korisnik se može obratiti Top Cleanu putem e-mail adrese cvijetocikato@yahoo.com ili telefona 091 292 933.

Top Clean će na zahtjev odgovoriti u rokovima i pod uvjetima propisanim primjenjivim propisima o zaštiti osobnih podataka.

18. Pravo na podnošenje pritužbe

Ako osoba smatra da se njezini osobni podaci obrađuju protivno propisima o zaštiti osobnih podataka, ima pravo podnijeti pritužbu nadležnom nadzornom tijelu.

U Republici Hrvatskoj nadzorno tijelo je Agencija za zaštitu osobnih podataka (AZOP).

Više informacija dostupno je na službenim stranicama AZOP-a: azop.hr

19. Izmjene Politike privatnosti

Top Clean može povremeno izmijeniti ovu Politiku privatnosti radi usklađivanja sa zakonskim zahtjevima, promjenama u načinu poslovanja ili promjenama tehničkih sustava i usluga koje se koriste na internetskoj stranici.

U slučaju bitnih promjena, na ovoj će stranici biti objavljena nova verzija Politike privatnosti zajedno s datumom ažuriranja.

20. Kontakt

Za sva pitanja povezana s ovom Politikom privatnosti ili obradom osobnih podataka možete kontaktirati Top Clean: